Inkomende facturen: controleren, coderen, boeken, archiveren. Bij een middelgroot kantoor in Sittard kostte dat ruim 30 uur personeelstijd per maand. Per jaar bijna negen werkweken. De directeur besloot er iets aan te doen. Hieronder wat hij aantrof, wat werkte en wat misging.
De situatie voor de automatisering
Het kantoor - een Sittards accountantskantoor - behandelt de boekhouding voor 85 MKB-klanten in de regio. De meeste klanten leveren facturen via e-mail aan: soms als PDF, soms als foto van een bon. Een medewerker opende die bestanden, voerde de gegevens handmatig in in de boekhoudssoftware en archiveerde de originelen in een mappenstructuur.
Dat klinkt eenvoudig. In de praktijk is het dat niet. Facturen zijn niet gestandaardiseerd: de ene leverancier zet het factuurnummer linksboven, de andere rechtsmidden. BTW-bedragen staan soms in meerdere regels gesplitst. En buitenlandse leveranciers houden er soms volledig eigen conventies op na.
De medewerker die dit bijhield, besteedde er gemiddeld zes tot acht uur per week aan. Precies de acht uur die ze nu terugwinnen.
Welke tools zijn ingezet
Na een orientatiefase van drie weken kozen het kantoor voor een combinatie van twee tools:
- -Dext (voorheen Receipt Bank): een cloud-applicatie die facturen en bonnen automatisch uitleest met OCR-technologie. Het systeem herkent leverancier, datum, bedrag en BTW en stuurt de gegevens direct door naar de boekhoudssoftware.
- -Zapier: een koppelaar die routinehandelingen automatiseert, zoals het archiveren van het originele document en het sturen van een bevestigingsmail naar de klant.
De koppeling met hun bestaande boekhoudpakket - in dit geval Exact Online - was binnen twee dagen operationeel. Er was geen maatwerkcode nodig en geen IT-aannemer.
Wat goed werkte
Na zes weken was de tijdsbesparing meetbaar. Voor standaardfacturen van bekende leveranciers daalde de doorlooptijd van vijf minuten handmatig werk naar minder dan dertig seconden controle. Dext herkent inmiddels 94 procent van alle inkomende documenten correct.
De medewerker controleert nu in plaats van invoert. Dat voelde ook anders. "Ik doe nu eigenlijk kwaliteitscontrole", zei ze. "Dat is een stuk minder eentonig."
Klanten merkten het ook. Bonnen worden niet meer per kwartaal maar real-time verwerkt, waardoor het kantoor sneller ziet hoe de financiele positie ervoor staat. Bij twee klanten met cashflowproblemen leverde dat al beter advies op.
Wat minder goed werkte
De inrijdperiode kostte tijd. De eerste twee weken moest Dext leren welke leveranciers het kantoor regelmatig ontvangt. Een paar facturen werden verkeerd ingelezen en op de verkeerde grootboekrekening geboekt. Dat kwam pas boven bij de maandafsluiting.
Slechte bonfoto's blijven een probleem. Tegenlicht, wazige camera: ongeveer zes procent van de documenten moet nog handmatig.
En het systeem kost geld op volume. Bij een piekmaand viel de factuur hoger uit dan verwacht. Het kantoor heeft inmiddels een maandelijks plafond afgesproken. De eerste factuur was een verrassing.
De kosten op een rij
Terugverdiend na de eerste maand. Sindsdien gaan twee fulltime werkdagen per maand naar advieswerk in plaats van gegevens invoeren.
Wat dit betekent voor jouw bedrijf
Factuurverwerking is repetitief werk. Daardoor is het een logisch eerste proces om te automatiseren. De tools zijn betaalbaar en je hebt geen IT-afdeling nodig.
Onze les uit dit traject: begin klein. Automatiseer eerst een proces goed, voordat je er een tweede naast zet. Acht uur per week is genoeg om te starten. Ook genoeg om collega's mee te krijgen.
Veel Limburgse MKB-bedrijven hebben meer van dit soort werk. Offertes, klantopvolging, e-mailsortering: dezelfde aanpak werkt daar ook.