Elk boekhoudkantoor heeft er last van: de administratie van inkomende facturen. Controleren, coderen, boeken, archiveren. Bij een middelgroot kantoor in Sittard kostte dat ruim 30 uur personeelstijd per maand. Per jaar bijna negen werkweken. De directeur besloot er iets aan te doen. Dit is wat hij aantrof, wat werkte en wat absoluut niet.
De situatie voor de automatisering
Het kantoor - een Sittards accountantskantoor - behandelt de boekhouding voor 85 MKB-klanten in de regio. De meeste klanten leveren facturen via e-mail aan: soms als PDF, soms als foto van een bon. Een medewerker opende die bestanden, voerde de gegevens handmatig in in de boekhoudssoftware en archiveerde de originelen in een mappenstructuur.
Dat klinkt eenvoudig. In de praktijk is het dat niet. Facturen zijn niet gestandaardiseerd: de ene leverancier zet het factuurnummer linksboven, de andere rechtsmidden. BTW-bedragen staan soms in meerdere regels gesplitst. En buitenlandse leveranciers houden er soms volledig eigen conventies op na.
De medewerker die dit bijhield, besteedde er gemiddeld zes tot acht uur per week aan. Precies de acht uur die ze nu terugwinnen.
Welke tools zijn ingezet
Na een orientatiefase van drie weken kozen het kantoor voor een combinatie van twee tools:
- -Dext (voorheen Receipt Bank): een cloud-applicatie die facturen en bonnen automatisch uitleest met OCR-technologie. Het systeem herkent leverancier, datum, bedrag en BTW en stuurt de gegevens direct door naar de boekhoudssoftware.
- -Zapier: een koppelaar die routinehandelingen automatiseert, zoals het archiveren van het originele document en het sturen van een bevestigingsmail naar de klant.
De koppeling met hun bestaande boekhoudpakket - in dit geval Exact Online - was binnen twee dagen operationeel. Er was geen maatwerkcode nodig en geen IT-aannemer.
Wat goed werkte
Na zes weken was de tijdsbesparing meetbaar. Voor standaardfacturen van bekende leveranciers daalde de doorlooptijd van vijf minuten handmatig werk naar minder dan dertig seconden controle. Dext herkent inmiddels 94 procent van alle inkomende documenten correct.
Dat laatste cijfer is cruciaal: de medewerker controleert nu in plaats van invoert. Die taakverandering werkte ook psychologisch beter. "Ik doe nu eigenlijk kwaliteitscontrole", zei de medewerker. "Dat is een stuk minder eentonig."
De klanten merkten het ook. Doordat bonnen niet meer per kwartaal maar real-time worden verwerkt, heeft Het kantoor een actueler beeld van de financiele positie van zijn klanten. Dat leidde al tot betere adviezen bij twee klanten met cashflowproblemen.
Wat minder goed werkte
Het zou geen eerlijke case study zijn als we de valkuilen weglaten.
Ten eerste: de inrijdperiode. De eerste twee weken moest Dext leren welke leveranciers het kantoor regelmatig ontvangt. Een paar facturen werden verkeerd ingelezen en op de verkeerde grootboekrekening geboekt. Dat werd pas ontdekt bij de maandafsluiting.
Ten tweede: klanten die foto's maken van bonnen met tegenlicht of een slechte camera leveren beelden op die zelfs Dext niet verwerkt. Voor die gevallen is nog steeds handmatige invoer nodig. Ongeveer zes procent van de documenten valt in die categorie.
Ten derde: het systeem kost geld op volume. Bij een piekmaand valt de factuur iets hoger uit dan verwacht. Het kantoor heeft inmiddels een maandelijks plafond afgesproken, maar de eerste factuur was een verrassing.
De kosten op een rij
De return on investment was bereikt na de eerste maand. Sindsdien is het puur winst: twee fulltime werkdagen per maand die nu worden besteed aan advieswerk in plaats van gegevens invoeren.
Wat dit betekent voor jouw bedrijf
Factuurverwerking is een van de makkelijkste processen om te automatiseren, precies omdat het zo repetitief is. De technologie is er. De tools zijn betaalbaar. En je hebt geen IT-afdeling nodig om het te laten werken.
De echte les uit dit traject is een andere: begin klein. Automatiseer eerst een proces volledig voordat je er tien halffabrieken naast zet. Acht uur per week is genoeg om te beginnen - en genoeg om intern draagvlak te kweken voor de volgende stap.
De meeste Limburgse MKB-bedrijven hebben een handvol van dit soort processen. Facturen zijn het makkelijkste voorbeeld. Offertes, klantopvolging, e-mailsortering: dezelfde aanpak werkt ook daar.